Nicht jeder Einsatz von digitalen Werkzeugen bzw. Softwareanwendungen in Bezug auf das wissenschaftliche Schreiben und Publizieren fällt unter den Begriff der künstlichen Intelligenz im Sinne der BerlinUP-Leitlinie. So erfordert der Einsatz von Tools als Hilfsmittel nicht zwingend eine explizite Nennung.

Als Hilfsmittel werden Tools bezeichnet, die mithilfe von KI formale Kriterien prüfen (z. B. die Kontrolle von Rechtschreibung, Grammatik und Stil, Literaturverwaltungsprogramme sowie Tools zur Übersetzung). Diese dürfen jedoch keine Inhalte generieren bzw. selbst erstellen, sondern lediglich formal abändern. Die Verantwortung der Autor*innen für die formale und inhaltliche Korrektheit der unter ihrem Namen publizierten Inhalte bleibt davon unberührt.

Als KI-Tools im Sinne der BerlinUP-Leitlinie gelten daher generative Modelle für die Erstellung neuer Inhalte in Form von Texten, Bildern, Audios, Videos, Softwarecodes oder Datensätzen. Zu den derzeit bekannten Beispielen zählen textgenerierende Chatbots wie ChatGPT, Copilot, Gemini oder LLaMA sowie bildgenerierende KI-Tools wie DALL-E, Stable Diffusion oder Midjourney.